新乡吉恩新能源矿物供应链尽责申诉管理制度

矿物供应链尽责申诉管理制度

第一条：目的

为了及时发现和处理各类供应链风险与隐患，保障外部利益相关方与本公司 的顺畅沟通，提高与利益相关方参与和互动的质量，从而建立和谐互利的利益相 关方关系，维护各利益相关方和公司的合法权益，优化企业发展的内外部环境， 特制定本管理制度。

第二条：适用范围

本管理制度适用于本公司产品、镍钴原料供应链、运营行为、业务关系而与 本公司存在直接或潜在联系的外部利益相关方(申诉人),包括但不限于：

1、公共部门(包括政府部门)及其代表；

2、公司客户、包括供应商、合作商和采购商；

3、社会组织和媒体；

4、股东和投资者；

5、公司各运营所在地的社区居民。 第三条：申诉事宜

申诉人可就与本公司的产品及镍、钴原料供应链、经营管理决策与活动的业 务关系、外部非业务关系(包括政府关系)相关，且实际或可能违反适用于公司 的法律法规或其他要求的情况，尤其是实际或可能违反以下情况的提出申诉：

1、童工；

2、强迫劳动；

3、现代奴役；

4、贿赂；

5、歧视；

6、镍、钴矿源来源不明。 第四条：申诉原则

申诉人向本公司提出申诉，以及公司接受和处理申诉均应遵循以下五个原则： 1、事实原则：申诉人应根据具体事实而非公司的战略、政策或方针提出申诉，

并充分、完整地提供基于事实的证据和材料，公司接受和处理申诉则应以查清事 实为基本出发点并根据查清的事实作出处理；

2、关联原则：申诉人可为自身或代表其他个人、群体或组织提出申诉，只要申 诉事项与公司的产品及其供应链、经营管理决策与活动、业务关系、外部非业务 关系相关，公司不接受也不处理与公司不存在任何关联的申诉；

3、程序原则：申诉人提出申诉和参与申诉，应严格遵照本管理制度的程序和流 程，公司接受和处理申诉也应严格按照本管理制度的要求进行；

4、保密原则：申诉人和公司均应在保密的原则下，对申诉进行严肃认真处理， 在申诉处理过程中，申诉人和公司相关人员均应保守秘密，不在处理程序结束前 就申诉进程和内容做公开披露；

5、及时原则：申诉人应在知道或理应知道相关事实后的合理时间内及时提出申 诉，以便调查和处理，公司在接收到申诉后，应及时处理并给与答复，但公司不 予受理自申诉人知道或理应知道相关事实超过两年的申诉。

第五条：申诉组织

公司设立供应链管理办公室和可持续发展指导委员会：

1、公司供应链管理办公室：公司供应链管理办公室是外部申诉接收、处理、答 复的具体负责部门，由其协调公司相关部门提出申诉解决方案；

2、可持续发展指导委员会：由总经理任会长，经营副总、财务副总、生产副总 任副会长，经营部部长、安环部部长、生产质量部部长、综合部部长、后勤保卫 部部长任会员，由供应链管理办公室支持其工作。

可持续发展指导委员会不直接接收申诉，根据申诉程序在申诉上报可持续发 展指导委员会时，由其代表公司提出申诉最终解决方案。

第六条：申诉渠道：

公司供应链管理办公室代表公司接收申诉，申诉邮箱为      ien0373@163.com       第七条：申诉程序

所有申诉应严格遵循以下处理程序：

1、申诉人申诉时须按照公司统一制定并提供的《供应链尽责申诉书》(附件一), 说明相关事实和申诉的诉求；

2、供应链管理办公室接到申诉后，应首先研判该项申诉是否符合本管理制度第  二到第四条的受理条件，并在5个工作日内与申诉人确认收到申诉，如不符合受  理条件，则应在与申诉人确认收到申诉的同时告知申诉人该申诉不符合受理条件， 且申诉终止，并应填写《供应链尽责记录》(参照附件二);

3、如果申诉符合受理条件，供应链管理办公室在接到申诉后，应会同相关部门  讨论研究，进行调查取证，必要时获取公司高层管理者的意见和支持，并应在接  到申诉之日起15个工作日内向申诉人做出答复和处理意见。如果申诉人接受该  答复即可终结该申诉；如果申诉人不接受供应链管理办公室所做答复和处理意见， 则应将相关情况在5个工作日内向公司可持续发展指导委员会报告；

4、在申诉提交到可持续发展指导委员会后，供应链管理办公室应在5个工作日 内组织可持续发展指导委员会召开会议，讨论是否进一步开展补充调查和取证， 并应在申诉提交于可持续发展指导委员会之日起30个工作日内再次向申诉人做 出答复，提出公司层面的最终解决方案，如果申诉人接受该项方案，则申诉正式 终 结 ；

5、如果申诉人对公司最终解决方案仍然不能接受，则可以寻求企业以外的解决 途径，包括但不限于第三方进行调解、聘请外部专家参与审查及磋商，以及司法 途 径 ；

6、如果同一申诉人或不同申诉人就经由本条各款处理过的相同申诉再次提出申 诉的，供应链管理办公室告知其前述申诉结果，并不予接受申诉；但申诉人如对 申诉结果的执行不满意，可就此再次提出申诉。

第八条：申诉结果

申诉人接受答复、处理意见或解决方案后，应配合公司填写《供应链尽责申诉书》 “申诉人确认”部分，承诺接受《申诉书》所列申诉结果应从两个层面加以跟进

并不再就同一问题提出申诉或诉诸其他争端解决机制，并签名确认。 申诉处理结果应从两个层面加以跟进：

1、申诉结果得出并被申诉人接受后，由公司供应链管理办公室会同相关部门负 责对申诉结果的执行情况进行跟踪和监督。

2、公司供应链管理办公室应就申诉结果所显示的公司在管理制度上的改进机会 向公司最高管理层提出建议。

第九条：制度实施

1、本制度自2021年06月01日实施；

2本制度由公司可持续发展指导委员会最终解释并负责修改。 附件一：供应链尽责申诉书

附件二：供应链尽责申诉处理意见书

附 件 一 ：                    供应链尽责申诉书

附 件 二 ：           供应链尽责申诉处理意见书

(也可以作为供应链尽责申诉记录)